Hoe moet je je btw-boekhouding in orde brengen?

Door Acerta
5 minuten leestijd

Is administratie niet jouw sterkste kant maar ben je btw-plichtig? Geen nood, dankzij onze tips word je zo een pro! Een correcte btw-boekhouding is immers noodzakelijk om je btw te kunnen terugvorderen.

 

‘Btw’ staat voor ‘belasting op toegevoegde waarde’. Als btw-plichtige ben je eigenlijk een schakel tussen de consument en de overheid in het innen van die belasting op toegevoegde waarde. Als zelfstandige kom je op twee manieren in aanraking met btw:

  • enerzijds reken je via facturen btw door aan je klanten. Zij betalen jou dus btw. 
  • anderzijds betaal je zelf btw voor goederen of diensten die je aankoopt voor je zaak

Als btw-plichtige heb je recht op btw-aftrek: je mag de btw die je hebt betaald op goederen of diensten voor je zaak aftrekken van de btw die je hebt ontvangen op jouw verkopen. Het verschil van deze twee betaal je aan de schatkist (of krijg je terug). Tekst en uitleg volgt in drie gemakkelijke stappen. 

1. Activeer je btw-nummer

De eerste stap in de weg naar een goed georganiseerde btw-boekhouding is de basis: het activeren van je btw-nummer. Dit is eigenlijk het zelfde als je ondernemingsnummer, met de letters ‘BTW BE’ ervoor. Heb je nog geen btw-nummer? Wij regelen het voor jou. 

Check ook zeker onder welk btw-tarief je valt en of je een vrijstelling kan (en wil) aanvragen. Dit is belangrijk om het vervolg van je btw-boekhouding in orde te kunnen brengen. 

2. Zorg voor correcte offertes en facturen

Wanneer iemand gebruik wil maken van je diensten kan je eerst een offerte opmaken voor je (nieuwe) klant. Eenmaal de offerte is goedgekeurd, kan je aan de slag! Wanneer je producten of diensten geleverd zijn, volgt de factuur. Het is niet alleen cruciaal dat je jouw offertes en facturen correct opmaakt maar ook dat je ontvangen offertes en facturen controleert, en aanpassingen vraagt waar nodig. 

Voorbeeld: een aannemer rekent 21% btw aan voor een renovatie van een oude woning, terwijl dat maar 6% mag zijn. Jij hebt dit niet gezien en betaalt 21% btw. Bij de btw-aangifte zal je maar 6% terug krijgen: ‘ten onrechte aangerekende btw is niet aftrekbaar’. Het maakt niet uit dat je 21% betaald hebt.

Op al je facturen moet je volgende btw-gegevens vermelden:

  • je btw-nummer;
  • de maatstaf van heffing: het totaalbedrag exclusief btw;
  • het btw-tarief: dit bedraagt 6%, 12% of 21%, afhankelijk van je activiteit;
  • het totaalbedrag van de btw;
  • de totaalprijs: inclusief btw.

Hoe zit het met btw-vrijstellingen of wanneer je gemengd btw-plichtig bent en je onder verschillende btw tarieven valt? Bijvoorbeeld:

  • Lore is veearts en verkoopt ook dierenvoeding. Wanneer ze een factuur moet opmaken zowel voor behandeling van dieren (21%) als voor de verkoop van aangepaste veevoeder( 6%)  heeft ze 2 opties: ofwel splitst ze alles mooi op en rekent ze verschillende btw-tarieven aan ofwel maakt ze geen opsplitsing maar past ze het hoogste btw-tarief ( 21%) toe op de totaalprijs.
  • Viktor is kinesist maar heeft een bijzondere vrijstelling voor kleine ondernemingen aangevraagd, waardoor hij geen btw doorrekent. Hij is verplicht om op zijn factuur de volgende zin te zetten “bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen“.

3. Boekhouden als Marie Kondo

Om een goed overzicht te behouden in je boekhouding, deel je jouw btw-boekhouding het best op in verschillende mappen:

  • een aankoopboek: hierin bewaar je al je aankoopfacturen;
  • een verkoopboek: hierin bewaar je al je verkoopfacturen;
  • een dagontvangstenboek, waarin je de verkopen zonder factuur bijhoudt;
  • een map bedrijfsmiddelen waarin je de aankopen in functie van je bedrijf bewaart.

Op deze manier ben je ook goed voorbereid moest de fiscus bij je aankloppen en heeft je boekhouder ook een goede basis om je btw-aangifte en btw-listing in orde te maken. 

  • Je btw-aangifte kan je maandelijks indienen maar de meeste starters kiezen ervoor om met een kwartaalaangifte te werken. Dit kan zolang je jaarlijkse omzet niet hoger ligt dan 2,5 miljoen euro excl. btw. Je dient jouw aangifte in ten laatste op de 20ste van de maand volgend op het afgesloten kwartaal. Ben je te laat met je aangifte of bevat deze fouten? Dan maak je kans op een boete.
    Het btw-decembervoorschot is een voorschot op de btw die je verschuldigd bent in het vierde kwartaal. Is je btw-aangifte in het derde kwartaal positief? Dan betaal je geen voorschot. Is deze negatief, dan moet je ten laatste tegen 24 december het decembervoorschot betalen. 
  • Op je jaarlijkse klantenlisting of btw-listing vermeld je al je Belgische klanten met een btw-nummer die voor meer dan 250 euro klant waren bij jou. Je dient je lijst voor 31 maart in.

3. Terugvorderen van btw

Vervolgens zijn er nog twee gouden regels voor het terugvorderen van btw:

  1. Je kan btw enkel aftrekken wanneer het over professionele aankopen gaat. De scheidingslijn tussen werk en privé is niet altijd zuiver. Zo gebruik je je laptop of smartphone meestal ook privé.  In dat geval mag je zelf kiezen welk percentage je aangeeft voor beroepsmatig gebruik. Wees hier wel realistisch in want de fiscus controleert hier streng op. 
  2. Daarnaast bestaat er ook zoiets als ‘verworpen uitgaven’. Dit houdt in dat je de btw slechts gedeeltelijk of niet mag aftrekken. Bekijk dit goed met je boekhouder.

Wil je je activiteiten wijzigen of stoppen? Dan moet je dit melden bij je ondernemingsloket of btw-kantoor.

Deze regels vormen de basis voor een goede btw-boekhouding maar het is zeker aangeraden om de koppen bij elkaar te steken met een boekhouder of expert. Succes!

Lees meer:

 

Dit jaar hebben meer dan 900 studenten zich alvast vrijblijvend ingeschreven